Como crear un Archivo Digital simple

En las Bibliotecas y los Centro de Documentación una de las herramientas más utilizadas tradicionalmente ha sido los “Archivos Verticales.” Refiriéndose a un mueble o anaquel en donde se depositan artículos o cortes de información en formato impreso de la fuente original.  Se colocan dentro de archivos, sobres o carpetas generalmente en orden alfabético de acuerdo a unas guías preestablecidas por el Bibliotecario o experto en la información para el uso de sus clientes o usuarios.
 

Con la introducción de las Tecnologías de la Información (TIC) compuestas por herramientas electrónicas (scanners, computador, y programas de digitalización) es posible para cualquier persona o biblioteca crear su propio “Archivo Digital”. La diferencia entre un archivo vertical y uno digital consiste en la ubicación, en donde el digital estará en una computadora local, en un servidor, CD-ROM o DVD-ROM y puede ser accedido mediante medios electrónicos como el computador.
 

El crear un Archivo Digital trae consigo muchas ventajas como; el ahorro de papel y materiales de oficina, permite una portabilidad del archivo, una distribución instantánea, la conservación intacta de los documentos y este permite un proceso de búsqueda de mayor efectividad y rapidez que de la forma tradicional. A continuacion se muestra los pasos para establecer un Archivo Digital de forma local sencillo para una Biblioteca o para uso personal, sin costo alguno.
 

1er paso
Designar el espacio digital en el Disco Duro o Disco portátil. Recuerde asegurarse que contenga el espacio suficiente, ya que constantemente le añadirá artículos o archivos.
 

Puede crear un Archivo con el Nombre reconocible para usted. Además puede seguir constantemente creando sub-archivos de acuerdo a la temática de los documentos.
 

2do paso
Descargue e instalar alguno de los siguientes Programados
 

Lector PDF (Portable Document Format) - Gratuitos.

• Ej.  Adobe Acrobat Reader (Oprima aquí), Fox it Reader (Oprima aquí), eXPert PDF Reader (Oprima   aquí), entre otros.Estos programas te permitirán leer documentos digitales en formato PDF

Convertidor de Documentos a PDF - Gratuitos.

• Ej. PDF Creator (Oprima aquí)  o Primo PDF (Oprima aquí), entre otros. Estos programas te permiten convertir cualquier tipo de documento en tu computador o en el web a formato PDF. El formato PDF te permite mantener la integridad del documento, colocarle seguridad y es un sistema universal de documentos gratuito. En el caso de que se cuente con un “scanner” los documentos pueden ser digitalizados directamente a este formato.

Descargar e instalar de un Programa de Búsqueda en tu Computador. 

• Ej. Google Desktop (Oprima aquí), Copernic (Oprima aquí), Windows Desktop Search (Oprima aquí), Yahoo! Desktop Search (Oprima aquí),  entre otros. Estos programas te permiten buscar dentro de tu computador por el título del artículo, los meta-tags que puedes insertarles en las propiedades y en el texto del documento. Los resultados se muestran en la pantalla de tu computadora de forma similar a la página de un buscador.
• Existen otra serie de programas que te permiten crear tus propios motores de búsquedas a traves de servidores, intranet o portales web. Este tipo de programas envuelven un costo por las licencias y alguno de esos programas son; Search Maker Pro (Oprima Aqui), Search Engine Builder (Oprima Aqui), y Search Engine Composer (Oprima Aqui), entre otros.

3er paso
Crear una política que reglamente el tipo de documentos a guardar, el formato, el acceso, los derechos de autor, el descarte, la organización y demás asuntos administrativos pertinentes.
 

Procedimiento (Después de Instalados los programas) 

Una vez tengas el documento a guardar, guardar el documento en formato PDF en el archivo seleccionado. (Al guardar asignarle un título apropiado y los meta-tags adecuados para facilitar la búsqueda.)

Iniciar el Programado de Búsqueda en el Desktop (estos programas para funcionar correctamente deben correr un sistema de índice que organiza los documentos, generalmente lo hacen automáticamente). En las propiedades del programa se puede darle el comando para que busque en ciertos archivos, o otras especificaciones dispuesta por el Bibliotecario.

Ubicar la barra de búsqueda y realizar las consultas. Los resultados deben aparecer similar a la página de búsqueda, organizados por relevancia.
 

Como se puede ver gracias a la tecnología los archivos digitales cumplen y satisfacen las mismas necesidades que los archivos verticales tradicionales, permitiéndole a la institución el ahorrar especio, pero ofreciendo  servicios más rápidos y efectivos con un costo que es casi ninguno. Solo es cuestión de  iniciarlo de forma simple y poco a poco su archivo crecerá y se enriquecerá en contenido, beneficiándose por supuesto los usuarios.