Los formularios web: herramientas útiles en los portales de Biblioteca

Una de las herramientas que podemos encontrar en la web útiles para el ofrecimiento de diversos servicios a través de portales web o bibliotecas digitales de cualquier nivel son los Formularios Web (Formas web o Web forms).

Esta herramienta consiste en una plantilla de forma dentro de una página web (o correo electrónico) que permite al usuario enviar datos e información electrónicamente para luego ser procesados por el administrador del servicio. Su propósito es similar al de una forma impresa.

Los formularios web pueden ser utilizados para crear bases de datos de contactos, enviar respuestas etc. Los datos pueden ser recogidos mediante casillas de selección, botones, texto, adjuntar documentos, calendarios entre otras opciones que le facilitan al usuarios

Ventajas

• Una forma de comunicación sincrónica con el usuario / No es necesario el contacto directo
• Permite recoger datos específicos para servicios o peticiones
• Se pueden recibir al correo electrónico
• Servicio 24/7/365

Desventaja

• Necesidades de conexión de Internet

Posibles usos en los Portales de Bibliotecas

• Sección de Preguntas o Consultas al Bibliotecario
• Solicitudes de Servicios de la Biblioteca (Equipos, salones, talleres etc...)
• Crear base de dato de contactos de usuarios
• Cuestionarios de Satisfacción o Encuestas
• Sección de Comentarios
• Confirmación de Actividades
• Instrumentos de Evaluación de Talleres

Servicios disponibles en Internet (gratuitos con ciertas limitaciones) opción de servicios completos mediante pago (Incluyendo almacenamiento)

* Jotform (hasta 100 solicitudes mensuales gratis)

Formstack

Wufoo

Formdesk

Emailmeform

123contactform

* El servicio de correo electrónico Gmail como parte de sus servicios de almacenamiento en la nube DRIVE permite la creación de formularios web gratuitos e integrados a la cuenta de su correo electrónico.

* El servicio de correo electrónico Outlook de Microsoft contiene en sus servicios de excel la capacidad de crear formularios web gratuitos e integrados a la cuenta de su correo electrónico.

*Recomendados

Ejemplos de Formularios Web

A continuación formas utilizadas por la Biblioteca de la PUCPR - Recinto de Mayagüez utilizando Jotform:

Solicitud de Instrucción Bibliográfica PUCPR

Solicitud de Préstamo de Equipos Audiovisuales

Solicitud de recomendación de Recursos

Consideraciones antes y después de establecer los formularios web

• Estudiar las necesidades de la población que utilizaría la herramienta para establecer la herramienta y las necesidades de la Biblioteca en cuanto a servicio.
• Establecer una política y reglas de procedimiento para estos servicios.
• Coordinación por parte de la biblioteca en cuanto a el mantenimiento, administración y ofrecimiento de los servicios. (Quién, cuándo, etc.)
• Colocar claramente las instrucciones y las preguntas en el formulario.
• Evaluar el servicio

Los servicios de formularios web son una herramienta que utilizada de la manera correcta es muy beneficiosa tanto al bibliotecario como al portal de la biblioteca, porque ofrece la oportunidad de recopilar información o peticiones para luego ser atendidas a través del internet. Existen múltiples servicios gratuitos de forma limitada o través de correos electrónicos (gmail, hotmail) que pueden ayudar a cualquier tipo de biblioteca. Cada biblioteca deberá evaluar las ventajas y desventajas que ofrece cada servicio y sus necesidades particulares.  

Referencias

• Bethlehem, J. (2011). Handbook of web surveys. New Jersey: John Wiley & Son.
• Formulario web. (2013, April 9). In Wikipedia, la enciclopedia libre. Retrieved from http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Formulario_web&oldid=66099975
• Morris, T. (2013). Web development and design foundations with HTML5 (6th ed.). Boston:   Pearson.